Uitnodiging Algemene Ledenvergadering (ALV) VvE Europaflat

Datum: Woensdag 2 april 2025

Tijdstip: 19:30 uur (inloop vanaf 19:00 uur)

Locatie: Italiëlaan 109, Beverwijk

Machtigingsformulier

 Dowloaden

Geachte leden,

U bent hierbij uitgenodigd voor een belangrijke Algemene Ledenvergadering van onze VvE. Uw aanwezigheid en deelname zijn essentieel voor een goede besluitvorming.

Door bestuurlijke en beheersproblemen ervaren bewoners veel stress en onvrede. Gebrek aan transparantie, communicatieproblemen en onduidelijke financiële beslissingen maken het noodzakelijk om tijdens deze vergadering duidelijke besluiten te nemen.

Sinds juni 2024 is herhaaldelijk bezwaar aangetekend tegen ondoorzichtige beslissingen. Het is tijd om het bestuur en beheer terug te geven aan de leden.

Agenda

1. Opening en vaststellen quorum (besluitvormend)

Controle of het vereiste quorum aanwezig is conform de splitsingsakte.

2. Benoeming notulist (besluitvormend)

Aanwijzing van een notulist.

3. Ontslag bestuur wegens bestuurlijk falen (besluitvormend)

Stemmen over beëindiging van de bestuursfuncties wegens falend beleid en gebrek aan transparantie.

Controleer benodigde meerderheid volgens de splitsingsakte.

4. Benoeming nieuw bestuur (besluitvormend)

Verkiezing nieuw bestuur:

• Voorzitter & penningmeester: Enes Darul-Erkam
• Commissie van Toezicht: Anthony van Maare

Indien noodzakelijk: interim-oplossing tot de volgende ALV.

5. Benoeming Kascommissie (besluitvormend)

Minimaal twee leden benoemen voor financiële controle.

6. Beëindiging samenwerking beheerder Van Roemburg (besluitvormend)

Opzegging beheercontract wegens transparantieproblemen en vermoedens van machtsmisbruik.

Overgang naar zelfbeheer per 1 januari 2026.

Controleer contract op opzegtermijn en boeteclausules.

7. Commissie Digitale Communicatie & budget digitaal portaal (besluitvormend)

Benoeming Anthony van Maare als verantwoordelijke.

Stemming over budget van max. €3.500,- excl. BTW conform splitsingsakte.

8. Machtigingsbeheer en stemprocedures (besluitvormend)

Afspraken over gebruik en geldigheid van volmachten.

9. Correctie verdeelsleutel stookkosten en waterkosten (besluitvormend)

Eerdere foutieve verdeling corrigeren.

10. Plaatsen van airco-units (bespreking)

Inventariseren van interesse onder bewoners en bespreken van mogelijke opties.

Besluitvorming over installatievoorwaarden.

11. Kozijnrenovatie & vrije keuze leveranciers rolluiken (besluitvormend)

Herstel openslaande ramen zonder extra kosten.

Vrije keuze leveranciers rolluiken.

12. Verplichte inzage offertes en financiële documentatie (besluitvormend)

Alle leden krijgen vooraf volledige inzage.

13. Verlaging mandaat bestuur uitgaven naar max. €3.500 (besluitvormend)

Grotere uitgaven vereisen goedkeuring ALV.

Controleer of dit zonder wijziging van de splitsingsakte kan.

14. Digitaal stemsysteem invoeren (informatief)

Inventariseren van animo onder leden en bespreken van implementatiemogelijkheden voor efficiëntere besluitvorming.

15. Aanbestedingen en offertes altijd via ALV (besluitvormend)

Grote opdrachten alleen na stemming.

16. Geen extra reserveringen lift en schoonmaak zonder onderbouwing (besluitvormend)

Terugdraaien onduidelijk verhoogde kosten.

17. Officiële expert-rapportages verplicht leidend bij schade en onderhoud (besluitvormend)

Bindende status onafhankelijke rapporten.

18. Schrappen bepalingen kozijnen en intercom als privébezit (besluitvormend)

Splitsingsakte aanpassen naar gemeenschappelijk bezit.

19. Geluidsoverlast boete verhogen naar €250 (besluitvormend)

Boeteverhoging vanwege indexering.

20. Herstemming besluiten ALV 24 juni 2024 (besluitvormend)

Vanwege onduidelijkheden en ongeldige volmachten:

• Begroting 2024 en verhoogde servicekosten
• Meerjarenonderhoudsplanning (MJOP)
• Vervanging CV-ketels (€97.000,-)
• Nieuwe doorstroommeters (€8.000,-)

21. Conceptbegroting 2025 (informatief)

Korte vooruitblik op de financiën.

22. Rondvraag

Behandeling van vooraf ingediende vragen.

23. Sluiting vergadering en vervolgafspraken

Samenvatting actiepunten en vervolgstappen.

Machtigingsformulier

 Dowloaden

Bijgevoegd vindt u een machtigingsformulier. De gemachtigde mag stemmen naar eigen inzicht, tenzij de volmachtgever een steminstructie heeft ingevuld. Een apart veld is beschikbaar voor het aangeven van specifieke stemvoorkeuren per agendapunt. Dit dient uiterlijk 24 uur voor de vergadering ingeleverd te worden.

Laat uw stem niet verloren gaan – bepaal samen de toekomst van onze VvE!

info@europaflatvve.nl.

Met vriendelijke groet,
Anthony van Maare & Enes Darul-Erkam
VvE Europaflat